Negocio

Los diez componentes principales de un contrato de entretenimiento

Escritor invitado
Todd Neufeld
ManagerSal.com
The Twisted Balloon Company
Nueva York, NY, EE. UU.

Todd Neufeld realiza eventos de entretenimiento privados y corporativos en la ciudad de Nueva York y muchos lugares más. Ha aparecido en numerosos programas de televisión tales como; Mr. Roger’s Neighborhood, Late Night con David Letterman, The Today Show, Nightline, entre muchos otros. Ha actuado en la Casa Blanca, además de MTV, ESPN, CBS, TNT y muchas otras empresas más. Todd, un abogado retirado, trabajó en el campo de la ley de propiedad intelectual y ahora ayuda a profesionales independientes a administrar sus negocios y contratos a través de ManagerSal.com. Se mantiene ocupado trabajando en la industria de globos con artistas en The Twisted Balloon Company, ayudando a estos a través de ManagerSal.com y enseñando el arte en globos en la Balloon Academy.

En tu negocio, los contratos se consideran un hecho normal y común. Sin darte cuenta, cada uno de los trabajos en globo que realizas ya es, de hecho, un contrato. Un contrato es simplemente un acuerdo entre tú y tu cliente para intercambiar tus servicios como artista de globos por otra cosa (generalmente dinero). Sin embargo, en un buen contrato se explican los requisitos mínimos de lo que ambos necesitan saber para garantizar un resultado exitoso.

Mantener la tranquilidad de los clientes y mantener tu palabra son algunas de las características de todos los profesionales exitosos. Una de las maneras más fáciles de mantener tranquilos a tus clientes es enviarles una confirmación por escrito (en papel o en formato electrónico) de lo que harás, cuándo lo harás y qué necesitas que te proporcionen. Un buen contrato escrito enumera todas esas cosas. Incluso si tu cliente olvida los detalles del acuerdo por enfocarse en otros detalles de su evento, un vistazo rápido a los documentos del acuerdo refrescará su memoria. En caso de que las cosas no vayan de acuerdo con el plan, un contrato por escrito te da la base legal para demandar si no se te pagan tus servicios. Aun cuando no sea necesaria una acción legal, tener un contrato firmado aumenta la probabilidad de que se te pague incluso por clientes que podrían parecerte sospechosos o desagradables.

Tus contratos pueden ser tan formales o idiosincrásicos como desees, pero estos son los diez componentes principales que todos los artistas de globos deberían incluir en sus acuerdos.

1. Tú

¡La parte más importante de tu contrato eres tú! Aunque esto puede parecer obvio, es un detalle extremadamente importante para tener un buen resultado. El cliente puede pensar que está firmando un acuerdo con la persona con quien habló por teléfono, pero no siempre es así. Si tu empresa está constituida en sociedad, debes nombrar a tu compañía en el contrato, de lo contrario no tendrás la protección de esta. Del mismo modo, debes informar a tu cliente a quién se debe dirigir el cheque para pago, de lo contrario podrías tener problemas en el banco. Los contratos también deben imprimirse en papel membretado que incluya tu marca e información de contacto.

2. Ellos

¡La segunda parte más importante de tu contrato son ellos! Esto también puede parecerte evidente, pero tú tienes que asegurarte de estar en contacto con la persona correcta. La persona que te contacta por teléfono o la que está en la planeación de la fiesta no siempre es la persona clave del evento. Si representan a una empresa, entonces debes asegurarte de que el contrato sea con la empresa y no con la persona. Esto es especialmente importante cuando se trata de planificadores de eventos u organizaciones complejas, ya que la persona encargada del pago puede estar a otro nivel de la gente de logística que te contactó. En mi experiencia, cuando una persona no es la indicada para aparecer en un contrato, te lo hará saber para que se corrija inmediatamente. Finalmente, nadie quiere su nombre en un contrato por error.

3. El cuándo

Es necesario que tus contratos sean lo más objetivos posible para evitar malentendidos. Esto no quiere decir que tienes que explicar “que vas a entretener a los asistentes de la fiesta de fin de año” o “que entregarás las flores a tiempo para la cena del Día de San Valentín”. Estas son ideas imprecisas, siendo que lo que deseas es tener claridad en la fecha y hora reales del evento que vas a cubrir. Al mismo tiempo, informa a tu cliente cuándo se debe aprobar el contrato. Dejarlo abierto significa que mantendrás su evento en lista de espera sin dar solución alguna. Dale una fecha límite para firmar el contrato y pagar el depósito (si es necesario).

4. El qué

Una vez que hayas establecido los eventos y la fecha programada para su firma, el próximo paso es detallar lo que le proporcionarás a tu cliente en la sección de la línea de productos / servicios de tu contrato. Estos son los términos que dicen exactamente lo que proveerá en el evento. Estos deben ser lo suficientemente específicos para que una persona normal pueda ver fácilmente que lo hiciste correctamente. Un mal ejemplo se vería así:

• Servicios
  • Proporcionar decoración de globos
  • Proporcionar entretenimiento con globos

Esto es demasiado vago y no responde a ninguno de los siguientes: ¿Cuándo terminarás? ¿Los globos van a las mesas, al techo, a las paredes, al piso o a algún otro lugar? ¿El “Entretenimiento con globos” será de twister para los niños o un espectáculo? ¿Es de mesa a mesa, o en un lugar? ¿Y cuánto dura el espectáculo?

Cuanto más definido esté en el documento, más fácil será para ti y tu cliente saber qué esperar. Si lo deseas, puedes optar por incluir vocabulario específico de globos, pero te recomiendo que sea fácil de entender para aquellos que no están acostumbrados al mundo de los globos. Si bien puedes saber qué es el "line-work" o qué son los globos ágata, el cliente común no lo sabe. Es mucho mejor simplemente que le expliques lo que te están comprando:

•  Servicios
  • Twisting de globos: una estación de globos donde dos artistas harán figuras de globo simples como sombreros y esculturas para los niños en el festival.
  • Espectáculo de cumpleaños con globos: un espectáculo de 45 minutos para una audiencia de niños sentados con una serie de divertidas rutinas de globos.

Frases como esta hacen que todo sea mucho más sencillo para ti y tus clientes. Tú sabes qué hacer y ellos saben qué esperar de ti. No creo que deba entrar en detalles extremos de lo que es un globo “simple”, pero tu experiencia puede diferir. Del mismo modo, no creo que deba explicar las rutinas reales del programa. Esos detalles son para discutirse durante el proceso de ventas.

5. El precio

¡Nunca olvides incluir tus tarifas! Durante el proceso de ventas, puedes darle a tu cliente un rango de precios, pero en el contrato se necesita fijar una cantidad. Además del costo total, debes indicar claramente cuándo debe cubrirse el pago de este. Si necesitas un depósito por adelantado, establece la cantidad y la fecha límite para ser cubierto. También debes aclarar cuándo debe pagarse el total de tus servicios: ¿en la fiesta? ¿por adelantado? o ¿después? Es inevitable que tus precios y tiempos cambien de acuerdo con los clientes y los eventos. Por ejemplo, la mayoría de las escuelas y bibliotecas no pagan depósitos, pero otros clientes lo harán sin inconveniente alguno. Si tienes que gastar tiempo y dinero antes del evento para construir globos o marcos, puedes solicitar el pago por adelantado. Por otro lado, algunas empresas siempre pagan 30 días después de recibir una factura. La conclusión es que tus clientes deben saber cuándo pagarte, y tú debes saber cuándo esperar el pago.

6. Responsabilidad

A veces ocurren accidentes. En cualquier caso, siempre hay una pequeña posibilidad de que alguien salga herido o algo se rompa. Un globo podría reventarse en el ojo de alguien, un soporte podría caerse y romper una mesa de cristal, o incluso algo peor. Cuando eso sucede, ¿quién es responsable de pagar el daño? Podrías ser tú, el artista que enviaste al evento, el planificador que lo reservó, el anfitrión o incluso el lugar. Sin una cláusula de responsabilidad en tu contrato, esto no queda claro en caso de que alguna emergencia ocurra, y es probable que termines siendo el único que pague por lo sucedido. Asegúrate de incluir cláusulas que expliquen lo que tú estás y no estás dispuesto a cubrir en caso de un accidente. Dichas cláusulas puedes escribirlas en lenguaje jurídico, ya que es apropiado puesto que se abordan los requisitos legales pertinentes. Aquí hay un ejemplo que puedes personalizar para tu negocio:

'El cliente asume la responsabilidad por todos los riesgos y acepta indemnizar, defender y eximir de responsabilidad a la Compañía y a todos los artistas de la Compañía de y contra cualquier accidente, reclamo, sentencia, costo o responsabilidad por daños, lesiones a cualquier persona o propiedad durante el Evento, Incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje, por huéspedes o personal. La responsabilidad de la Compañía no excederá el valor total de este Acuerdo ".

La mayoría de los contratos que usualmente firmas tienen secciones mucho más largas y detalladas que limitan la responsabilidad. Echa un vistazo a la letra pequeña la próxima vez que alquiles un automóvil, viajes en una montaña rusa, vayas a un zoológico o hagas algo en Estados Unidos. Verás un lenguaje que los protege en caso de que alguien se lastime o se dañen cosas. Tú y tu empresa deben estar protegidos de la misma manera.

7. Fuerza mayor

En ocasiones, ocurrirá algo que te imposibilite cumplir tu parte del acuerdo. Esto no es una emergencia de cuidado infantil, sino un verdadero "acto de Dios" como un tornado o un huracán, es decir, algo que está completamente fuera de tu alcance. Por injusto que parezca, esto técnicamente disolvería el contrato, aunque no sea culpa tuya. La mayoría de los contratos tienen una cláusula de "fuerza mayor" que cancela ambos lados del acuerdo en estas situaciones excepcionales. Tú también deberías incluir alguna.

8. Elección del derecho aplicable

Las leyes varían de un lugar a otro. Por ejemplo, los acuerdos de no competencia no son legales (en su mayoría) en California, pero sí en Nueva York. Si tu cliente vive lejos de ti, ¿cómo sabes qué leyes se aplican a tu contrato? Además, si tienes que acudir a los tribunales para resolver algo, ¿ellos acuden a ti o tú acudes a ellos? La mayoría de los contratos explican la elección del derecho aplicable y la elección del lugar. Busca esta información la próxima vez que veas un contrato largo. Esperemos que nunca necesites ir a la corte para litigar un contrato, pero debes estar preparado desde ahora en caso de que algo así suceda. Anticipándote a esta difícil situación, debes indicar en tus contratos que se aplicará la ley de dónde es firmado el contrato y que, en caso de ser necesario, se acudirá a un tribunal en la misma área.

9. Política de cancelación

Los clientes que cancelan son solo otro aspecto molesto pero inevitable del negocio. Sin embargo, la conversación de cancelación es menos difícil si previamente se firmaron las reglas de cancelación. Si cancelan con mucha antelación, ¿devolverás el depósito? ¿Qué pasa si son dos días antes de la fiesta? Si cancelan el mismo día de la fiesta en la mañana, ¿te tienen que cubrir el total del costo del servicio? ¿Qué pasa si pagaron la totalidad del servicio por adelantado? ¿Qué pasa si ordenas globos personalizados para el evento y este se cancela? Estas preguntas deben ser respondidas o tratadas en tu contrato. Antes de enviar un contrato, tómate unos minutos y piensa en lo que sería justo para ti y para tu cliente. Escríbelo claramente para que no haya sorpresas en caso de que te cancelen el evento.

10. Firmas

Todo este trabajo es inútil si no puedes demostrar objetivamente que tu cliente estuvo de acuerdo con los términos. La mejor manera es a través de una firma, ya sea electrónica o autógrafa. El área de firma también es el lugar indicado para reforzar el primer componente “Tú”, que se menciona al principio de este texto. Si firmas como representante de tu empresa, aquí lo tienes que reiterar. La mejor práctica es incluir también la fecha en que se firmó el contrato. En ManagerSal.com, también registramos la dirección IP del cliente. Todo esto es solo para demostrar que tu cliente leyó y estuvo de acuerdo con el contrato.

11. Bonus: Personalización

Cada evento en el que hagas globos será diferente. Los temas cambian, la cantidad de niños varía un poco y otros detalles difieren entre sí. Un pequeño detalle puede hacer una gran diferencia para ti, como por ejemplo una fiesta en interior o exterior. A veces esas diferencias solo importan un poco, en comparación con un tema de unicornio o uno de Spider-Man. Otras veces no importan en lo absoluto, como una fiesta con 12 niños en lugar de 14 niños. Algunos de los detalles son muy importantes para tu cliente, pero no para ti, como la diferencia entre la fiesta de Rachel y la de Elana. Independientemente de si te importa o no, es una buena práctica personalizar cada contrato con detalles relevantes para esta situación. Puede ser algo tan simple como una nota en alguna parte del contrato que se parezca a esto:

"Notas del espectáculo: este evento celebra el sexto cumpleaños de Anna. Ella está esperando de 12 a 15 niños, a partir de las 2pm a las 4pm. El tema de Anna es Sirenas y su mejor amiga es Jaime. Su prima Katie visitará desde Irlanda y no conocerá a los demás niños. La recomendación proviene de la fiesta de la Escuela Salem Montessori ".

Con estos componentes, estás listo para enviar contratos a tus clientes. Si deseas más ejemplos y frases, lee mi libro: Sign Here! Contracts for Variety Entertainers. Además, hay contratos y facturas profesionales incorporados en ManagerSal.com, que se pueden personalizar para satisfacer tus necesidades comerciales.